Mandaté par le syndicat de copropriété, et en partenariat avec le conseil d’administration, le Groupe Ultimmo veille aux intérêts des copropriétaires et de l’immeuble. La gestion d’une copropriété comporte trois volets importants, à savoir : 
3. Le Mandat technique et immobilier
-
- Préparation des documents relatifs aux assemblées et rédaction des comptes rendus et procès verbaux ;
- Tenue du registre de la copropriété
- Réception, transmission et traitement des demandes des copropriétaires au conseil d’administration
- Transmission des décisions du Conseil d’administration aux copropriétaires ainsi qu’aux fournisseurs de services et aux tiers ;
- Recrutement et gestion du personnel sous l’égide du conseil d’administration ;
- Suivi quant aux contrats nécessaires au fonctionnement et à la protection de l’immeuble et notamment les questions d’assurances (échéance et portée des garanties) ;
- Tout autre élément de secrétariat de la propriété.
-
- Tenue de la comptabilité courante ;
- Préparation des budgets prévisionnels (opérations courantes et fonds de prévoyance) ;
- Répartition des charges entre les différents propriétaires suivant les quotes-parts établies par la déclaration de copropriété ;
- Préparation des avis de cotisation ;
- Perception des charges communes et ultimement leur mise en recouvrement
- Dépôt de toutes les sommes perçues, dans un compte de banque distinct au nom du syndicat ;
- Gestion des comptes bancaires et des opérations courantes du syndicat et préparation des conciliations bancaires ;
- Préparation d’un rapport sur les revenus et dépenses relatif à la situation de la trésorerie et à l’état des placements de la copropriété ;
- Gestion des placements du fonds de prévoyance dans des valeurs sûres ;
- Règlement des payables et des salariés de la copropriété ;
- Préparation au nom du Syndicat des documents nécessaires aux notaires et courtiers lors des transactions immobilières ;
- Dépôt des déclarations d’impôts annuels de la copropriété.
3. Le Mandat technique et immobilier
-
- Inspection sommaire périodique de l’immeuble par des professionnels du bâtiment si nécessaire ;
- Établissement ainsi que la tenue et la mise-à jour d’un plan de gestion d'actifs, du certificat d'immeuble, du carnet d'entretien et de l’étude de son fonds de prévoyance ;
- Détermination des travaux à être engagés dans le cadre du budget prévisionnel ;
- Suivi des décisions du conseil d’administration en matière de travaux ;
- Sélection des fournisseurs et la gestion des appels d’offre auprès de ces derniers ;
- Analyse et recommandations des soumissions reçues et la transmission de celles-ci aux membres du conseil d’administration ;
- Préparation des bons de commande, négociation et gestion des contrats avec les divers fournisseurs ou prestataires de service ;
- Supervision des travaux, suivi des échéanciers, contrôle de la qualité ;
- Achat des biens nécessaires à l’entretien de l’immeuble ;
- Respect de la déclaration de copropriété et de ses règlements de l’immeuble, sous la gouverne du conseil d’administration, auprès des copropriétaires, locataires, invités et autres occupants de la copropriété ;
- Suivi des réclamations courantes de copropriétaires relatives à l’immeuble ;
- Dénonciation et suivi des sinistres auprès de l’assureur de l’immeuble.
