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Mandaté par le conseil d'aministration le Groupe Ultimo veille aux intérêts des copropriétaires et de l’immeuble. La gestion d’une copropriété comporte trois volets importants, à savoir :

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1. Le Mandat administratif

2. Le Mandat financier

3. Le Mandat technique et immobilier

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1.  Le Mandat administratif

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• Préparation des documents relatifs aux assemblées et rédaction des comptes rendus et procès verbaux ;

• Tenue du registre de la copropriété

• Réception, transmission et traitement des demandes des copropriétaires au conseil d’administration

• Transmission des décisions du Conseil d’administration aux copropriétaires ainsi qu’aux fournisseurs de services et aux tiers ;

• Recrutement et gestion du personnel sous l’égide du conseil d’administration ;

• Suivi quant aux contrats nécessaires au fonctionnement et à la protection de l’immeuble et notamment les questions d’assurances (échéance et portée des garanties) ;

• Tout autre élément de secrétariat de la propriété.

 

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 2.  Le Mandat financier

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• Tenue de la comptabilité courante ;

• Préparation des budgets prévisionnels (opérations courantes et fonds de prévoyance) ;

• Répartition des charges entre les différents propriétaires suivant les quotes-parts établies par la déclaration de copropriété ;

• Préparation des avis de cotisation ;

• Perception des charges communes et ultimement leur mise en recouvrement

• Dépôt de toutes les sommes perçues, dans un compte de banque distinct au nom du syndicat ;

• Gestion des comptes bancaires et des opérations courantes du syndicat et préparation des conciliations bancaires ;

• Préparation d’un rapport sur les revenus et dépenses relatif à la situation de la trésorerie et à l’état des placements de la copropriété ;

• Gestion des placements du fonds de prévoyance selon les lois en vigueur ;

• Règlement des payables et des salariés de la copropriété ;

• Préparation au nom du Syndicat des documents nécessaires aux notaires et courtiers  lors des transactions immobilières ;

• Préparation des déclarations d’impôts annuels de la copropriété.

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3.  Le Mandat technique et immobilier

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• Inspection sommaire périodique de l’immeuble par des professionnels du bâtiment si nécessaire ;

• Établissement ainsi que la tenue et la mise-à jour d’un  plan de gestion d'actifs, du carnet d'entretien et de l’étude de son fonds de prévoyance ;

• Détermination des travaux à être engagés dans le cadre du budget prévisionnel ;

• Suivi des décisions du conseil d’administration en matière de travaux ;

• Sélection des fournisseurs et la gestion des appels d’offre auprès de ces derniers ;

• Analyse et recommandations des soumissions reçues et la transmission de celles-ci aux membres du conseil d’administration ;

• Préparation des bons de commande, négociation et gestion des contrats avec les divers fournisseurs ou prestataires de service ;

• Supervision des travaux, suivi des échéanciers, contrôle de la qualité ;

• Achat des biens nécessaires à l’entretien de l’immeuble ;

• Respect de la déclaration de copropriété et de ses règlements de l’immeuble, sous la gouverne du conseil d’administration, auprès des copropriétaires, locataires, invités et autres occupants de la copropriété ;

• Suivi des réclamations courantes de copropriétaires relatives à l’immeuble ;

• Dénonciation et suivi des sinistres auprès de l’assureur de l’immeuble.